Wie ein Airbnb-Superhost mit Gäste-WLAN mehr Wiederholungsbuchungen erzielt hat

Thomas K. betreibt drei Airbnb-Unterkünfte in Wien. Wie die meisten Superhosts hatte er solide Bewertungen, eine konstante Auslastung und einen stetigen Strom neuer Gäste über die Airbnb-Plattform. Was er nicht hatte: irgendeine Beziehung zu diesen Gästen nach dem Check-out.

«Jeder Gast war ein Fremder», erzählte er uns. «Sie kamen, hinterliessen eine Bewertung, und das war's. Ich hatte keine Möglichkeit, sie direkt zu erreichen – keine E-Mail, keine Telefonnummer, nichts.»

Das änderte sich, als er mit Heidifi ein Gäste-WLAN einrichtete. Schon beim ersten Aufenthalt hatte er eine verifizierte E-Mail-Adresse seines Gastes. Nach drei Monaten hatte er eine wachsende Liste ehemaliger Gäste, die er tatsächlich ansprechen konnte. Seine Wiederholungsbuchungsrate stieg um 23 %.

So funktioniert es – und so können Sie es auch machen.

Das Kernproblem für Airbnb-Gastgeber

Die Airbnb-Plattform ist hervorragend, um gefunden zu werden. Aber sie ist darauf ausgelegt, die Gästebeziehung auf Airbnb zu halten. Gastgeber können Kontaktdaten der Gäste nicht einfach exportieren, und die direkte Kommunikation ausserhalb der Plattform ist durch die Nachrichtenrichtlinien von Airbnb eingeschränkt.

Die Folge: Die meisten Gastgeber haben keine dauerhafte Beziehung zu ihren ehemaligen Gästen. Will ein Gast wiederkommen, geht er zurück zu Airbnb, sucht erneut und findet Ihr Inserat vielleicht – oder vielleicht auch nicht. Oder er bucht bei der Konkurrenz.

Gäste-WLAN löst dieses Problem. Nicht durch aggressive Methoden, sondern indem es ganz am Anfang jedes Aufenthalts einen rechtmässigen, einvernehmlichen Kontaktmoment schafft.

Der Ablauf beim Gäste-WLAN

So läuft es ab, wenn ein Gast in der Unterkunft von Thomas ankommt:

Schritt 1: Der Gast verbindet sich mit dem WLAN. Sobald sich ein Gast mit dem Netzwerk verbindet, wird er auf das gebrandete Portal von Thomas weitergeleitet – eine aufgeräumte, für Mobilgeräte optimierte Seite mit dem Namen der Unterkunft, einer Willkommensnachricht und einem einfachen Formular.

Schritt 2: Verifizierung der Reservierung. Die Gäste bestätigen die Details ihrer Airbnb-Reservierung. So wird ihre Identität an eine tatsächliche Buchung geknüpft – keine Laufkundschaft, keine unverifizierten Kontakte.

Schritt 3: E-Mail-Erfassung mit Einwilligung. Der Gast gibt seine E-Mail-Adresse ein und bestätigt, dass er Folgenachrichten von Thomas erhalten möchte. Das ist eine zweckgebundene Einwilligung – die Gäste wissen, wofür sie sich anmelden.

Schritt 4: Digitaler Unterkunftsguide. Statt eines Papierordners auf der Küchentheke landen die Gäste in einem für Mobilgeräte optimierten digitalen Guide. Hausregeln, WLAN-Details, Parkhinweise, Restaurantempfehlungen in der Nähe und Zusatzangebote während des Aufenthalts (Late Check-out, lokale Touren) – alles an einem Ort.

Schritt 5: Der Gast ist online. Der ganze Vorgang dauert weniger als eine Minute.

Was nach dem Check-out passiert

Hier kommt der Hebel für Wiederholungsbuchungen ins Spiel.

Sobald Thomas eine verifizierte E-Mail-Adresse und die Einwilligung hat, kann er diesen Gast direkt erreichen. Die Automatisierung von Heidifi übernimmt das:

Check-out-Auslöser: Am Tag des Check-outs geht automatisch eine Nachricht raus – mit einem Dank für den Aufenthalt, der Bitte um eine ehrliche Bewertung und dem Hinweis, dass er für den nächsten Besuch auch Direktbuchungen annimmt.

Nachfassen nach dem Aufenthalt: Zwei Wochen später folgt eine weitere automatische Nachricht. Nicht aufdringlich – nur eine kurze Notiz mit einem saisonalen Angebot oder einem bald verfügbaren Zeitfenster für Termine, die erfahrungsgemäss schnell ausgebucht sind.

Saisonale Kampagnen: Vor dem Sommer oder Winter schickt Thomas allen ehemaligen Gästen eine Kampagne mit frühem Zugang zu den Terminen der Hochsaison. Ehemalige Gäste, die die Unterkunft bereits kennen, buchen eher erneut als ein kalter Kontakt von Airbnb.

Der Direktbuchungs-Aspekt

Airbnb erhebt Servicegebühren – in der Regel rund 14–16 % zusätzlich zum Übernachtungspreis, aufgeteilt zwischen Gast und Gastgeber. Bei einer Buchung für 150 € pro Nacht und drei Nächte ist das auf beiden Seiten spürbar.

Bucht ein ehemaliger Gast direkt bei Thomas – per E-Mail oder über einen Direktbuchungslink – fallen diese Gebühren weg. Der Gast zahlt weniger. Thomas verdient mehr. Alle profitieren.

Um einen Gast zur Direktbuchung zu bewegen, braucht es kein komplexes System. Es braucht:

1. Die Kontaktdaten des Gastes (die die WLAN-Erfassung liefert)
2. Die Einwilligung, Nachrichten zu erhalten (die der Portal-Ablauf einholt)
3. Eine einfache, unkomplizierte Möglichkeit anzufragen oder zu buchen

Thomas begann mit einer Direktbuchungs-E-Mail und einem Stripe-Zahlungslink. Ganz einfach. Der schwierige Teil ist die Kontaktliste – und genau die baut das WLAN-Portal automatisch auf.

Was Sie für die Einrichtung brauchen

Sie brauchen zwei Dinge: einen Access Point, der Captive-Portal-Weiterleitung unterstützt (Heidifi funktioniert derzeit mit HPE Instant On Access Points, die günstig und weit verbreitet sind), und ein Heidifi-Konto.

Die Einrichtung dauert etwa 15 Minuten:

1. Access Point mit Ihrem Netzwerk verbinden
2. SSID in Heidifi konfigurieren
3. Portal-Ablauf im visuellen No-Code-Builder erstellen (Splash-Seite, AGB, E-Mail-Formular, OTP, digitaler Guide)
4. Automatisierung nach dem Aufenthalt einrichten
5. Fertig

Ihr erster Gast landet in dem Moment in Ihrem CRM, in dem er sich verbindet.

Die Zahlen

Die Erfahrung von Thomas ist kein Einzelfall. Über die Ferienwohnungsbetreiber von Heidifi hinweg zeigen sich konsistente Muster:

• Erfassungsrate verifizierter Kontakte: Die meisten Betreiber erfassen E-Mail-Adressen von der Mehrheit der Gäste, die sich mit dem WLAN verbinden
• Einwilligungsrate: Gäste, denen ein klares, ehrliches Opt-in-Formular gezeigt wird (nicht in den AGB versteckt), stimmen in hohem Mass zu – besonders wenn sie verstehen, dass das besseren Service und lokale Tipps bedeutet
• Verbesserung der Wiederholungsbuchungen: Betreiber, die eine Automatisierung nach dem Aufenthalt einsetzen, sehen innerhalb der ersten 90 Tage regelmässig eine höhere Rückkehrquote

Die 23 % mehr Wiederholungsbuchungen, die Thomas erzielt hat, entsprechen dem, was passiert, wenn man eine flüchtige Gästebeziehung in eine dauerhafte verwandelt.

Was Sie nicht tun sollten

Ein paar Dinge, die es zu beachten gilt:

Versenden Sie kein Marketing ohne Einwilligung. Der Portal-Ablauf enthält eine Einwilligungs-Checkbox. Lassen Sie sie nicht weg, um Ihre Erfassungsrate zu erhöhen. Unverlangtes Marketing ist ein Verstoss gegen die DSGVO und untergräbt das Vertrauen genau jener Gäste, zu denen Sie eine Beziehung aufbauen möchten.

Überfluten Sie Ihre Gäste nicht mit Nachrichten. Die Automatisierung, die Thomas nutzt, verschickt nach dem Check-out zwei Nachrichten – eine sofort und eine zwei Wochen später. Das reicht. Ein monatlicher Newsletter an ehemalige Gäste ist in Ordnung. Wöchentliche Werbe-E-Mails sind es nicht.

Blockieren Sie den WLAN-Zugang nicht, um Daten zu erzwingen. Ihr Portal-Ablauf sollte reibungslos sein. Ziel ist ein freiwilliges Opt-in von einem Gast, der den Mehrwert erkennt – nicht eine Schranke, die einem genervten Reisenden Daten abpresst. Der Flow-Builder von Heidifi ist auf Conversion ausgelegt, nicht auf Zwang.

Erste Schritte

Wenn Sie Airbnb-Gastgeber sind oder Ferienwohnungen vermieten, ist der erste Schritt einfach: Starten Sie eine kostenlose Testphase im Starter-Plan. Ein Standort, ein einfacher Ablauf, bis zu 100 Kontakte. Sobald Sie gesehen haben, wie es funktioniert, bringt Ihnen das Upgrade auf Growth unbegrenzte Kontakte, vollständige Automatisierung und E-Mail- und SMS-Kampagnen.

Die Gästeliste, die Sie noch nicht haben, ist die grösste verpasste Chance in Ihrem Geschäft. Jeder Gast, der abreist, ohne seine Kontaktdaten zu hinterlassen, ist eine Beziehung, die nie beginnt.

Thomas K. ist Airbnb-Superhost in Wien. Zitat mit freundlicher Genehmigung.